¿Dónde quedó ese recibo?

Una exclusiva de la autora Bernice Kanner para YourMoneyCounts®

Del mismo modo que la primavera nos hace pensar en limpiar la casa, el otoño hace que muchas personas piensen en organizar sus archivos. El momento perfecto para empezar a organizarnos es cuando aún faltan varios meses para la presentación de la declaración de impuestos y el inicio del año nuevo.

POR QUÉ HAY QUE HACERLO

El hacerlo no sólo le ahorrará momentos de tensión al buscar desesperadamente documentación cuando llegue el momento de tratar con el IRS, sino que también le permitirá asegurarse de que aprovecha todas las deducciones a las que tiene derecho. El tener sus archivos organizados le ayudará también en caso de que le seleccionen para auditarle sus impuestos, así como a evitar penalizaciones por efectuar deducciones no justificadas. También será más fácil encontrar información cuando la necesite, lo que puede ser su salvación en caso de emergencias. El no organizar sus archivos lo convierte en presa fácil de robo de identidad y también es más fácil que no pueda aprovechar oportunidades más mundanas, tal como solicitar descuentos. Es más, le permitirá, de un modo seguro, dejar espacio libre para sus necesidades de almacenamiento.

DÓNDE (Y CÓMO) ARCHIVAR ESOS PAPELES

Los documentos que serían caros y difíciles, si no imposibles, de reponer pueden guardarse en cajas de seguridad de un banco, las cuales pueden alquilarse por poco dinero, o en su casa, dentro de una caja fuerte o archivo a prueba de fuego. Le conviene guardar allí lo siguiente:

• Actas de matrimonio, divorcio o defunción.
• Actas de nacimiento y documentos de adopción.
• Documentos de ciudadanía, registros militares.
• Escrituras y títulos de propiedad.
• Títulos de acciones o bonos. (Aunque no pueden venderse o transferirse legalmente sin la firma del propietario, los títulos pueden perderse, ser robados o falsificados, haciendo que su recuperación sea un proceso laborioso. Los bonos del gobierno pueden reponerse gratuitamente, pero el proceso lleva meses, por lo que también deben guardarse allí).
• Un inventario de los objetos existentes en su vivienda (incluyendo números de modelo, marcas, precios de compra y de reemplazo) para su agente de seguros con el fin satisfacer una demanda si su casa se quema. Actualice esta lista periódicamente anotando las cosas nuevas que compre y ajustando los costos de reemplazo.
• Contratos importantes.
• Su testamento. (Por lo general, los originales se guardan en la caja fuerte del abogado que lo preparó, una segunda copia aquí y una tercera en un lugar de fácil acceso en su casa).

No necesita guardar aquí pólizas de seguro o cheques cancelados ya que su asegurador o banco guardan copias de seguridad. No necesita ocupar este espacio con otros documentos financieros, educativos o de empleo, ni tampoco con las tarjetas del seguro social.

Pagar sus cuentas electrónicamente puede ayudarle a organizar sus archivos. Según mi encuesta Are You Normal About Money, el 43 por ciento de los americanos guarda sus registros financieros en la computadora. Asegúrese de crear copias de seguridad electrónicas o en papel. Si establece depósitos directos y pagos automáticos de cuentas para esos cargos periódicos como el cable, reducirá el volumen de su correo.

Además de su lugar "seguro", debe tener una caja de cartón, folders o un archivero para sus archivos activos (las cajas de zapato no son adecuadas) y un archivero permanente lo suficientemente grande en el que guardar sus documentos importantes y en el que debe eliminar los documentos no necesarios al menos una vez al año.

En el archivo activo guarde las cuentas por pagar y los recibos de las cuentas que ya pagó, estados de cuenta bancarios actuales, cheques cancelados y documentación de impuestos.

En el archivo permanente, cree folders para:

• Registros de empleo, incluyendo su currículum, cartas de recomendación e información sobre beneficios de salud
• Registros de crédito y débito, incluyendo el número de cada tarjeta de crédito y débito por nombre de compañía e historial de cargos
• Pólizas de seguro
• Copia del testamento
• Registros médicos
• Tarjeta del seguro social, información sobre beneficios y regulaciones
• Diplomas y transcripciones académicas
• Garantías y manuales de los electrodomésticos
• Pasaporte
• También puede guardar aquí una copia de la llave de su caja de seguridad junto a un inventario de su contenido

Mucha gente utiliza un código de colores para sus folders, utilizando, por ejemplo, el color verde para las finanzas, el azul para los seguros y el rojo para los documentos de importancia vital. También saben que archivar los documentos por tema y por orden cronológico les permite encontrar lo que necesitan en un segundo. Con frecuencia lo mejor es que un miembro de la familia asuma la responsabilidad de encargarse de los archivos, pero todos deberían saber cómo funciona el sistema.

QUÉ SE DEBE TENER A LA MANO Y ACTUALIZAR PERIÓDICAMENTE

*Un libro de registro donde se indique dónde están sus documentos importantes debe incluir:

• Contactos importantes como asesores fiscales, abogados, banqueros, corredores, agentes de seguro e información sobre pólizas, empleadores, acreedores y deudores
• Tarjetas en su billetera
• Números de las cuentas bancarias de ahorros y cheques
• Números del seguro social de los miembros de la familia
• Tarjetas de crédito (con la dirección y número de teléfono de cada acreedor)
• Nombre y sucursal en la que tiene su caja de seguridad y una lista de su contenido

*Archivos activos para cuentas, facturas y su chequera (en la que debe registrar sus gastos religiosamente), más cheques cancelados, recibos de tarjetas de crédito, otras pruebas de pago, recibos de venta, documentación escrita que explique qué es lo que ha pagado y registros que demuestren las deducciones o créditos que reclamará en su declaración de impuestos antes de archivarlos en lugares permanentes. Tales deducciones pueden incluir la pensión alimenticia, contribuciones de caridad, intereses de la hipoteca, gastos de cuidado de hijos e impuestos sobre bienes raíces. Utilice sobres para guardar recibos y ordénelos por categoría de gasto.

*Un libro de contabilidad casera donde registrar gastos y otra información tal como gastos en gasolina, número de millas y mantenimiento.

QUÉ DEBE CONSERVAR PARA SIEMPRE

• Escrituras de propiedad; contratos de compraventa, declaraciones de cierre, documentos de seguros
• Diplomas, transcripciones académicas
• Registros de empleo, incluyendo los formularios anuales W-2, para documentar los historiales laboral y de ingresos
• Correspondencia importante (como por ejemplo las cartas de un padre o una madre fallecidos)
• Registros de seguro
• Estados de cuenta de su cuenta individual para la jubilación (IRA por sus siglas en inglés) que indiquen si se ha aplazado el pago de impuestos sobre las contribuciones o si éstos ya han sido pagados
• Registros legales, directrices médicas, poder legal
• Historial médico
• Pasaporte
• Registros de la jubilación y pensión
• Tarjetas del seguro social
• Informes de auditorías de impuestos
• Documentos de importancia vital (actas de nacimiento, defunción, matrimonio y adopción, sentencias de divorcio, ciudadanía, registros médicos y militares, etc.)
• Testamentos e instrucciones para el funeral

QUÉ CONSERVAR POR SEIS A SIETE AÑOS

• Informes y reclamaciones por accidentes.
• Estados de cuenta bancarios.
• Declaraciones de impuestos. La ley indica que debe conservarlos tres años desde la fecha en que se presentaron, pero en la práctica debe conservarlos más tiempo, así como la documentación correspondiente, la cual puede incluir pensión alimenticia, contribuciones de caridad, intereses de la hipoteca, gastos de cuidado de hijos e impuestos sobre bienes raíces. El IRS destruye los originales de las declaraciones de impuestos después de tres años. Puede que usted o sus herederos necesiten esa información después de ese período.
• Registros de inversiones (consérvelos seis años después de la venta de la acción o bono).
• Hipotecas/arrendamientos (consérvelos seis años después de la conclusión del contrato).
• Registros de propiedad/recibos de mejoras (consérvelos siete años después de la venta de la propiedad).

QUÉ CONSERVAR TRES AÑOS

• Cheques cancelados
• Estados de cuenta de las tarjetas de crédito
• Pólizas de seguro expiradas
• Facturas médicas (en caso de disputas con la aseguradora)
• Registros de servicios públicos

QUÉ CONSERVAR MIENTRAS DURE LA RELACIÓN

• Recibos de venta de electrodomésticos mientras los tenga en uso más tres años
• Registros del automóvil (hasta que lo venda)
• Estados de cuenta de dividendos anuales
• Pólizas de seguro (del hogar, médico y automóvil: consérvelas mientras las pólizas estén vigentes más un período de tres a siete años en caso de que hayan existido demandas próximas a la fecha de expiración)
• Nóminas (consérvelas hasta haberlas reconciliado con su W-2 o, si tiene gastos deducibles que se retienen de su cheque de pago tales como cuotas sindicales, primas de seguro médico o contribuciones a una cuenta 401(k), consérvelas indefinidamente para poder probar el pago
• Garantías e instrucciones (consérvelas mientras tenga el producto)

QUÉ TIRAR

¡Nada! Para protegerse del robo de identidad, debe destruir los documentos que contengan su nombre y dirección, número de cuenta, números de tarjeta de crédito o números de seguro social. Si guarda sus registros financieros en su computadora y compra un modelo nuevo, asegúrese de eliminar sus datos del disco duro.

No hay riesgo en librarse de:

• Facturas médicas viejas que no sumen lo suficiente para llegar al umbral de deducción
• Estados de cuenta mensuales de inversión una vez que haya recibido (y conservado) el resumen anual que refleja la actividad del estado de cuenta mensual
• Recibos de compra de gasolina, alimentos o imprevistos que ya haya registrado en su libro de contabilidad casera
• Estados de cuenta salariales que ya haya reconciliado con su formulario W-2
• Cheques cancelados de efectivo o compras no deducibles, así como recibos de tarjetas de crédito y dividendos que haya verificado contra su estado de cuenta mensual o anual. Conserve el estado de cuenta.
• Cuentas pagadas una vez que su pago haya sido verificado en la próxima cuenta
• Garantías y cupones después de que hayan caducado
• Libretas bancarias de cuentas cerradas hace más de tres años

METIDAS DE PATA FRECUENTES: ¿le ha pasado?

• Según Are You Normal About Money, el diecisiete por ciento de los conductores guardan el título de propiedad de su automóvil en la guantera. Si le roban el automóvil, usted pierde también el título.
• Algunas personas todavía pagan las cuentas en efectivo, en vez de utilizar tarjetas de débito o crédito y no obtienen auténticos recibos de pago. El pagar con tarjetas facilita la organización de sus archivos.
• Aunque apenas toma tiempo, no cuesta nada (la mayoría vienen con el franqueo ya pagado) y se puede ahorrar mucho dinero, más de un tercio de las personas no envían las tarjetas de garantía. (Perdidas con el resto del correo).
• El no decirle a otras personas dónde guarda información importante sobre qué hacer en caso de emergencia o de su fallecimiento, o el no anotar sus números de cuenta (para no olvidarlos) puede convertirle en un "depositario desaparecido" o privar a su familia de lo que necesitarán más adelante.
• Esperar hasta el último momento para limpiar su casa hace que ésta siga sucia. Sin embargo, esperar hasta el último momento para organizar sus archivos podría dejarle sin casa. En vez de esperar y hacerlo todo de una vez, hágale frente a esta labor poco a poco cada semana, o al menos cada mes.

Organizar sus archivos es un gran ejercicio. Una vez que lo haya hecho se sentirá muy bien. Se lo garantizo.