Reportes financieros

Puede que se imagine un reporte financiero como una radiografía o ecografía de su negocio con distintas perspectivas. Las compañías más grandes llegan a generar docenas o hasta cientos de reportes, pero sólo unos cuantos son los críticos que todo negocio necesita.

Balance general: El balance general de una compañía muestra sus activos, pasivos y valor líquido en un momento específico. 

• Los activos de una compañía incluyen efectivo en caja chica y cuentas pendientes a pagar por sus clientes, así como también activos fijos, como equipo, menos la depreciación o costos que descontabilice contra las ganancias que obtenga por usar ese equipo. 
• Los pasivos de la compañía incluyen cuentas por pagar o cantidades que usted debe a los proveedores, préstamos de su banco así como también cualquier impuesto a pagar. 
• El valor líquido de la compañía es la cantidad de su propio dinero que invirtiómás todas las ganancias que la compañía haya tenido a lo largo del tiempo.

Un balance general es parecido a un informe de salud financiera.  Si sus pasivos son mayores que sus activos o si tiene valor líquido negativo, la salud financiera de su negocio es probablemente deficiente.  Pero si su deuda es pequeña comparada con sus activos y usted es dueño de la mayoría de los activos, el negocio probablemente tiene buena salud financiera.  Sin embargo, el balance general es sólo una parte del cuento.   

Estado de ingresos: Su estado de ingresos, el cual es mejor conocido como el estado de ganancias y pérdidas, muestra que tan bien le está yendo a su empresa y, especialmente, si su negocio está teniendo ganancias. Los estados reportan cómo su empresa genera y gasta dinero, reflejan sus ventas totales o ganancias, costos de venta, ganancias brutas, otros gastos e ingresos netos por un período de tiempo determinado. Sus ganancias brutas son la cantidad total de sus ventas menos sus costos directos en términos de mano de obra, abastecimientos y otros gastos necesarios para generar dichas ventas, mientras que sus ganancias netas son sus ganancias brutas menos todos los gastos incurridos en el manejo de una empresa, tales como renta, publicidad, intereses e impuestos sobre los ingresos.

Flujo de efectivo: Casi cualquier propietario de una pequeña empresa le dirá que su preocupación número uno, al comienzo y al final del día, es el flujo de efectivo, o asegurarse de que hay suficiente dinero en el banco para cubrir gastos, y lo ideal sería tener dinero sobrante como ganancias. Inclusive las compañías que son rentables pueden tener problemas de flujo de efectivo, ya que usted puede llegar a necesitar adquirir inventarios o provisiones, pagar a sus empleados y tener sus préstamos al día antes de que le paguen sus clientes.

Usted puede ayudar a mejorar la situación de su flujo de efectivo cobrando cuentas vencidas en la compañía tan pronto como sea posible y también prorrogando los pagos que debe por el mayor tiempo posible, sin incurrir en cargos por morosidad o dañar su calificación crediticia.

Predicción del flujo de efectivo: Este reporte debe ser el tronco base de su compañía. Es un historial del efectivo que ha recibido así como una predicción de sus necesidades de efectivo en por lo menos los siguientes tres meses. El preparar este reporte le ayudará a predecir cuanto efectivo tiene de reserva, cuando puede comprar nuevo equipamiento y administrar los pagos a sus prestamistas o a usted mismo.  También le puede ayudar reconocer un posible déficit y la necesidad de pedir dinero prestado o poner dinero propio en la compañía. El revisar sus fuentes y usos actuales de efectivo durante un período de tiempo le permitirá predecir mejor el futuro.